Agent administratif et ventes (H/F)

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Agent administratif et ventes (H/F)

LE BOAT
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CDD

Le Boat, membre du groupe Travelopia, est le premier fournisseur européen de vacances fluviales sur les voies navigables intérieures. Actuellement présent dans 8 pays, avec une flotte de 900 bateaux, nous attirons des clients du monde entier. Notre objectif est de fournir une qualité de service exceptionnelle. Le Boat est établi depuis plus de 40 ans et a ajouté une nouvelle destination pour la saison 2018 : le Canada.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à consulter notre site internet : www.leboat.fr

Ce poste est à pourvoir en CDD pour une durée de 6 mois à temps-plein (35h/semaine). Prise de poste prévue le 14 janvier 2019.

Mission

Au sein du pôle administratif qui regroupe 3 personnes, l’agent administratif Hollande/UK/Europe du Sud sera principalement chargé du suivi administratif.

En second lieu, il devra lorsque c’est nécessaire, vendre les produits Leboat aux clients sur le marché Hollandais et belge flamand ou tout autre marché en fonction des besoins de l’entreprise. Apporter un support dans les projets du service Vente et Marketing pour le développement des produits LeBoat.

Principales responsabilités

  • Facturation
  • Enregistrement des paiements
  • Impression des factures
  • Envois des factures et documents de croisière aux agents /clients
  • Relances des soldes pour assurer les règlements dans les délais – aucun client ne doit partir sans que sa location soit intégralement réglée
  • Relances des fiches d’arrivées pour directs et agences pour compléter les informations de réservation
  • Contacter les agences en cas d’écart dans les états de paiements pour en connaitre l’origine
  • Envoyer mails aux agences avec rappel des sommes manquantes et détail des réservations pour régularisation des paiements (statements)
  • Organiser un classement journalier strict et fiable des dossiers clients : chaque membre de l’équipe doit pouvoir trouver un dossier client très rapidement.
  • Répondre aux appels téléphoniques, emails et fax relatifs aux règlements des clients dans les meilleurs délais.
  • Saisir les fiches d’arrivées pour chaque réservation (toute provenance)Répondre aux appels téléphoniques, fax et mails relatifs à des demandes de brochures, d’informations ou de réservations et modifications dans les meilleurs délais.
  • Mise à jour régulière de la base de données/clients
  • Enregistrer les demandes de brochures
  • Réservations
  • Répondre aux demandes de réservations par téléphone, emails et fax
  • Enregistrer les options et s’assurer que les options sont confirmées dans les délais alloués (formulaire de réservation et acompte reçus à temps)
  • Relancer les options
  • Enregistrer les demandes de brochures
  • Informer les clients des changements intervenus avant réservation (ex : changements dans les brochures, informations sur les écluses etc……)
  • Renseigner les clients sur tous les aspects relatifs à nos produits après la réservation
  • Mise à jour régulière de la base de données/clients
  • Suivi et vérification des extras réservés par les clients/agences pour déterminer s’ils doivent être réglés directement par le client ou s’ils sont inclus dans les factures selon les conditions de vente de l’agence.
  • Vérification des tableaux des extras (packages)
  • Relations avec les Bases
  • Prévenir les bases concernées en cas de départ imminent pour confirmations agences
  • Demande des informations pour remboursements des extras pas disponibles à la base
  • Relations avec le service Comptabilité
  • Transmettre la documentation nécessaire au Service Comptable en cas de remboursements et annulations
  • Transmettre tous les jours l’information des transactions faites par carte
  • Marketing
  • Prendre part occasionnellement à tout autre projet directement lié ou non aux services Marketing et Ventes (salons, accueils de presse, gestion des gagnants concours, gestion des plaintes, élaboration du dossier de presse, etc.)

Compétences requises

  • Néerlandais courant indispensable
  • Anglais courant indispensable
  • Dynamisme, enthousiasme, pro activité
  • Esprit d’équipe
  • Autonomie
  • Savoir gérer les priorités dans la charge de travail
  • Orienté(e) service client
  • Organisé(e)
  • Savoir travailler dans les délais
  • Flexibilité
  • Maitrise de l’environnement informatique (Word, Excel, internet, messagerie, etc.)

Informations complémentaires

  • 35 h/semaine – annualisation
  • Horaires de bureau : entre 8H30 et 19H00 du lundi au vendredi

Type d’emploi : Temps plein, CDD

Lieu:Castelnaudary (Souhaité)

Langue:Néerlandais (Requis)

  • Anglais (Requis)

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